電子メールの操作
メールの受信
通常は、Outlook起動時にメールを自動的に受信しますが、手動で受信することもできます。
メールを受信するにはF9を押して実行するか、次のメニューから実行します。
Outlook2016の場合
１．Altを押して、リボンから[メニュー]タブを選択します。
２．Tabを押して、[ツール]を選択し、Enterを押します。
３．ツールの中から[送受信]-[全てのフォルダーを送受信]を実行します。
注意:このコマンドは受信だけでなく、送信も実行します。
受信した未読メールの件数を確認するには、Alt+Ctrl+G(情報読み)で確認します。
受信したメールの本文を読み上げるには、メイン画面でメールを選択し、Alt+Ctrl+Aを押します。
さらに詳細に読み上げたい場合や本文をカーソルで確認したい場合は、メールを選択した後、Enterを押してメール参照ウィンドウを開きます。
添付ファイルの確認と保存
受信したメールに添付ファイルがあるときの操作です。
添付ファイルの確認
Alt+F7を押すと、添付されているファイル名を読み上げます。
添付ファイルの保存
受信したメールに添付されているファイルをディスクに保存するには
メイン画面からメールを選択し、メニューの[ファイル]-[添付ファイルの保存]を実行します。
メールの作成と送信
作成するメール形式の変更
メールを送信する場合、メールの形式は一般的にテキスト形式を利用します。
初期設定では、HTML形式に設定されているため、テキスト形式に変更します。
１．Altを押して、リボンから[メニュー]タブを選択します。
２．Tabを押して、[ツール]を選択し、Enterを押します。
３．ツールの中から[Outlookのオプション]を実行します。オプション画面が開きます。
４．下矢印キーを押して、[メール]を選択し、Tabを押します。
５．Tabを押して、[次の形式でメッセージを作成する]の項目へ移動し、上下矢印キーで[テキスト形式]を選択し、Enterを押します。
※１から３までの操作は、リボンの[ファイル]-[オプション]からも行うことができます。
メールの作成
メールを作成するには、メールウィンドウを開きます。
メールウィンドウを開いた後、宛先や件名、本文間を移動するには、Tabまたは、
Shift+Tabを押します。
注意:本文でTabを押すと、本文にタブが入力されますので注意してください。
本文から件名に戻るにはShift+Tabを押します。
メールの作成は次の方法で行います。
新規メール
新しいメールを作成します。
作成するには、メイン画面からShift+Ctrl+Mを押すか、メニューの[ファイル]-[新規作成]-[メッセージ]を実行し、メールウィンドウを開きます。
メールウィンドウが開くと、宛先の入力状態になります。
宛先を指定して新規メール
メイン画面の連絡先機能から、新しいメールを作成します。
１．Ctrl+数字の3で連絡先機能を選択します。
２．メールを送信する連絡先を選択し、メニューの[アクション]-[電子メール]または、
メニューの[アクション]-[この連絡先への新しいメッセージ]を実行します。
メールウィンドウが開くと、件名の入力状態になります。
返信メール
受信したメールへ 返事を送りたい場合に、返信メールを作成します。
１．メイン画面のメール機能で 返信元のメールを選択し Ctrl + Rを押します。
または 返信元のメールを開いたメール参照画面で Ctrl + Rを押します。
２．メールウィンドウが開くと、本文の編集状態になります。
転送メール
受信したメールを 他の人にも送りたい場合に、転送メールを作成します。
１．メイン画面のメール機能で 返信元のメールを選択し Ctrl + Fを押します。
または 返信元のメールを開いたメール参照画面で Ctrl + Fを押します。
２．メールウィンドウが開くと、宛先の入力状態になります。
メールの送信
作成したメールを送信するには、メールウィンドウからAlt+Sを押します。
複数の宛先にメールを送信
メールを複数の宛先に送信するには、宛先に複数のメールアドレスを入力するか、CCを使用する、またはBCCを使用します。
いずれの方法も複数のメールアドレスを入力します。
複数のメールアドレスを入力するには、アドレスを;(セミコロン)で区切ります。
CCとは
他の人にも確認してほしい場合など、CCに入力されたメールアドレスは、受信したすべての人に通知されます。
BCCとは
CCとは異なり、BCCに入力したメールアドレスは受信した人に通知されません。
BCCを入力するには
Outlookの初期状態では、BCCが表示されていません。
BCCを表示するには、メールウィンドウのメニュー[表示]-[BCC]を実行します。
添付ファイルの挿入
作成中のメールに添付ファイルを挿入します。
１．メニューの[挿入]-[ファイル]または[挿入]-[ファイルの添付]を実行します。
２．添付するファイルを選択し、Enterで挿入します。
添付ファイルの確認
Alt+F7を押すと、添付したファイル名を読み上げます。
メールの整理
メールを整理するために、受信トレイにフォルダーを作成したり、仕分けルールを作成してメールを自動的に振り分けることができます。
フォルダーを作成するには
１．メイン画面からShift+Ctrl+Eを押して、フォルダー作成ダイアログを開きます。
２．フォルダーの名前を入力します。
３．Tabを押して、フォルダーに保存するアイテムを選択します。
４．Tabを押して、受信トレイなどのフォルダーを作成する場所を選択します。
５．Enterを押します。
作成したフォルダーに移動する
１．メイン画面からCtrl+Yを押すと、フォルダー移動ダイアログが開きます。
２．移動するフォルダーを選択し、Enterを押します。
仕分けルールを作成するには
１．メニューの[ツール]-[仕分けルールと通知の管理]を実行します。
２．Tabを押して、『新しい仕分けルール』ボタンを選択し、Enterを押します。
３．自動仕分けウィザードが開きますので、振り分けたいメールのルールを設定します。
メールに分類項目を設定する
分類項目を設定すると、設定した分類ごとに仕分けを行うことができます。
１．分類項目を設定するメールを選択します。
２．メニューの[編集]-[分類項目]を実行します。
３．設定したい分類項目を選択し、Enterを押します。
検索フォルダーの利用
検索フォルダーを利用すると、大量のメールの中から条件に一致するメールを簡単に抽出することができます。また、検索フォルダーは複数作成することもできます。
一度、検索フォルダーを作成すれば、受信済みのメールだけでなく、以降に受信したメールも自動的に検索フォルダーに抽出されます。
例えば、未読メールだけを集めることや、特定の人からのメールだけを集めるといったことが可能です。
仕分けルールとの違い
フォルダーに仕分けルールを設定して、メールを振り分けると、メールは仕分けルールを設定したフォルダーだけしか表示されませんが、検索フォルダーは、抽出して表示しているだけですので、元のフォルダーと検索フォルダーの両方に表示されます。
検索フォルダーを作成するには
１．メニューの[ファイル]-[新規作成]-[新しい検索フォルダー]を実行します。
２．検索フォルダー作成ダイアログが開きますので、検索条件を設定します。