付録１ メールの基礎知識/メールのマナー
マナー違反のメールを送って、相手を不愉快にさせたり、迷惑をかけたくはありませんよね。必ず守らなければならないルールではありませんが、確かにメールには、暗黙のルールというものがあります。
●内容がわかりやすい題名をつける
１日に大量のメールをやり取りすることもあると思います。できるだけ簡潔で 内容がわかりやすい題名にしましょう。例えば、同窓会の案内メールなら「久しぶり」や「同期へ」では内容がわかりません。「同窓会を開きます」のような題名がいいですね。
題名がついていないメールは一番困ります。必ずつけましょう。
●自分から名乗る
誰からのメールなのかわからない、というのは不親切です。最初に「何々です」と簡単に名乗りましょう。また、文頭に「誰々様」と相手の名前を入れることもいいですね。
●丁寧すぎるあいさつ文は書かない
メールには、手紙のように決まり文句はありません。「拝啓」「敬具」などや「晩秋の候、皆様にはますますご清栄のことと」といった決まり言葉は、むしろ使わない方が メールのマナーになっています。「こんにちは」や「お世話になっています」程度の挨拶でかまいません。丁寧な挨拶が絶対いけないということではないので、特別な相手の場合ならと、ケースバイケースで判断してください。
●改行を入れる
晴眼者は、１行が長すぎると読みづらくなります。
一般的に、１文ごと、あるいは、１行に全角３５文字（半角７０文字）以内で改行を入れます。
また、話題を変えるときは空白（改行のみ）の行を入れて 読みやすくしましょう。
●署名をつける
メールの末尾には、あなたのメールアドレスと名前がわかる署名をいれましょう。
住所や電話番号もいれると丁寧です。ただし、住所や電話番号は、ネットで知り合った見知らぬ相手に知らせてしまうと悪用される可能性もあり、非常に危険です。メールを送る相手に応じて判断してください。必ず、誰にでも丁寧な署名をつける、というルールではありません。
また、署名に記号や絵文字を使いすぎると、ながすぎて肝心な名前や住所がわかりにくかったり、正しく音声で読み上げられず、正確に伝わらないこともあります。
●急な返信要求をしない
メールを読んだら早めに返信することは望ましいことです。でも、忙しい日々、誰もが 毎日メールをチェックしている訳ではありません。「至急」「明日中に」など、短い期間を指定するのは自分勝手です。早急に 返事が欲しいならメールではなく電話を使いましょう。
●機種依存文字は使わない
機種依存文字とは、特定のパソコンやWindows以外のOSで、正しく表示できない文字のことをいいます。携帯電話など、メールの相手がWindowsパソコンでなければ、文字化けする可能性があります。文字化けすると、違う文字になり相手に内容が伝わりません。
次の文字は機種依存文字です。使わないようにしましょう。
①②③④⑤⑥⑦⑧⑨⑩⑪⑫⑬⑭⑮⑯⑰⑱⑲⑳
ⅠⅡⅢⅣⅤⅥⅦⅧⅨⅩ㍉㌔㌢㍍㌘㌧㌃㌶㍑㍗㌍㌦㌣㌫㍊㌻
㎜㎝㎞㎎㎏㏄㎡㍻№㏍℡㊤㊥㊦㊧㊨㈱㈲㈹㍾㍽㍼
次の文字は、機種依存文字ではないので使えます。
？！‘’“”「」『』【】＋－±×÷＝≠＜＞≦≧∞∴♂♀°′″℃￥＄￠￡％
＃＆＊＠§☆★○●◎◇◆□■△▲▽▼※〒→←↑↓≡≒≪≫♯♭♪†‡
また、同じ理由で 半角カタカナ文字は使えません。マイメールは、作成したメールに半角カタカナ文字が入力されていれば、警告画面を開き、強制的に 全角カタカナ文字に変換します。
●大きい容量のファイルは添付しない
高速回線を準備し大容量のファイルが気にならないと思っていても、相手側の環境はいろいろです。相手側の環境が定かでなければ容量の大きいファイルを添付して送らないようにしましょう。
例えば、ダイヤルアップ接続の相手に数十キロバイトより大きいファイルを送ると、受けるための通話時間が 数十分と長くなり、この間、通話料金がかさみ大変な迷惑をかけてしまいます。どうしても送らなければいけないファイルなら、ファイルを圧縮し サイズを小さくします。しかし、解凍できる相手でないと圧縮は使えません。また、圧縮しても大きいファイルになるようなら、相手にことわりの連絡を入れ、承諾を得ましょう。
●返信の題名は変えなくてよい
返信の際のメールの題名は、自動的に元の題名の先頭に Re:と付いた形になります。そのままでかまいません。相手が返信だとわかりやすく便利に使えます。返信の内容が明らかに変わり、元の題名よりわかりやすい題名に付け直す、ということでないなら、Re:のついたそのままの題名で送ります。
●ながすぎる引用を返信しない
返信の際、元の内容の行頭に > マークが自動的につきます。これを引用と呼びます。引用は話の流れをわかりやすくするために残します。ただし、あなたが書き加える返事よりもあまりに長い引用を残してしまうと 読みづらくなる原因となり、あまり意味がありません。自動的にできた引用の中から、話の流れに必要のない引用は削除しましょう。
逆に、仕事などの重要なメールは特別で、返信の行き違いをなくすために、内容の末尾に あえて 引用を 全文残すことがあります。
●転送してはいけないメール
まず、チェーンメールと呼ばれるメールで「２４時間以内にこのメールを１０人に送ってください」などといった不幸の手紙のようなメールを受け、これを他の人にも送ることは重大なマナー違反です。
さらに、絶対に転送してはいけないのがウイルスメールです。送り主や意味のわからないメールが届き「こんなメールが届いたけど何のメールと思いますか？」といって友人にそのままのメールを転送するのも厳禁です。このメールに ウィルスが含まれていた場合、友人にも 迷惑をかけることになりかねません。面白半分にウィルスメールと知りながら送るといった、冗談にも通用しない行為はルール違反以前の問題です。