住所録データについて
初めてマイアクセスを起動すると
『登録データがありません』とガイドします。
これは、住所録のデータが１件も登録されていないので、データを登録しましょう。
と音声で案内しているのです。
ファンクション２は、データの追加を実行するためのコマンドです。
住所録を作ったり、ハガキに宛名を印刷したりするためにも、データを登録しないと話は始まりませんが、その前にマイアクセスの住所録データについて学習しておきましょう。
住所録に登録するデータとはどのようなものでしょう。
例として、株式会社 高知システム開発の住所録データで説明しましょう。
ひらがなデータ “こ う ち し す て む か い は つ”は、
名前のデータ “（株）高知システム開発”のよみがなです。
住所のデータ “高知県高知市吉田町２番地２３号”
電話番号のデータ “088-873-6500”
は、会社の宛先・連絡先を指すデータです。
このように、各々のデータには、名前を指す・そのよみがなを指す・住所を指す・電話番号を指すといった意味があります。
そして、そのデータの意味付けをわかりやすく表現した言葉が項目名です。
それでは、マイアクセスの住所録には、どのような項目があるのでしょうか。
マイアクセスを起動した直後から↑↓を使って、どのような項目が並んでいるのか確認してみましょう。
↓を押していくと、
『よみがな』
『名前１』
『敬称１』
『名前２』
『敬称２』
『電話番号１』
と音声がでます。これが、住所録の項目です。
『備考３』の音声がでる項目まで↓を押して、もう一度↓を押すと、『よみがな』の項目に戻りましたね。これは、【よみがな】が上端の項目に位置し、【備考３】が下端の項目に位置しているのです。
今度は、↑を押していってみましょう。
先ほど↓を押していったときと逆の順番で、項目を移動します。
次の項目へ移動したり前の項目へ移動したりするには、↑↓を使います。
マイアクセスでは、【よみがな】から【備考３】までの住所録データをシートと呼びます。１つのシートには、１人の住所録データを登録します。
次に、各項目にはどんなデータを登録するのが望ましいかを説明します。
【よみがな】
人の名前や会社名の読みをひらがなで登録します。
アルファベットや数字を使ってもかまいません。
【名前１】【名前２】【名前３】
人の名前や会社名を登録します。
人の名前を登録する場合、姓と名をスペース１個で区切ることをお薦めします。
これは、宛名を印刷する際に、姓と名の区切りを判断できれば最も美しいレイアウトで
印刷することができるからです。
先ほど、項目の並びを確認したときは【名前１】【名前２】しかありませんでしたが、シートのスタイル変更によって【名前３】を増やすことができます。
なお、シートのスタイル変更については、本マニュアル内で説明されていますのでそちらを参照してください。
【敬称１】【敬称２】【敬称３】
【名前１】と【名前２】に対する敬称をそれぞれ【敬称１】と【敬称２】に登録します。
例えば、人の名前であれば「様」「殿」といった敬称を登録します。
会社の名前であれば「御中」などを登録します。
【敬称３】は【名前３】と同様に、シートのスタイル変更で有効にするとあらわれます。
【電話番号１】【電話番号２】【携帯電話】【ＦＡＸ】
電話番号やＦＡＸ番号を登録します。
例えば、【電話番号１】には自宅の電話番号、【電話番号２】には勤務先の電話番号と、その用途を決めておくとよいでしょう。
また、項目に登録するデータは、088-873-6500のように局番をマイナスで区切るのもいいでしょう。
【スカイプ名】
スカイプで発信するときなどに使われる名前を登録します。
【スカイプ名】の項目を使うには、シートのスタイル変更で有効にします。
【郵便番号】
７桁の郵便番号を登録します。
登録するデータは、780-0014のように上３桁と下４桁をマイナスで区切るのもよいでしょう。
【住所１】【住所２】【住所３】【住所４】
登録する人の自宅住所や勤務先の住所または、会社の住所を登録します。
ハガキなどへの宛名印刷を目的として登録するなら、【住所１】から【住所４】までを使用して１つの住所だけを登録してください。
【住所１】【住所２】には自宅住所を登録し、【住所３】には勤務先の住所を登録するといった使い方は避けてください。
【住所４】の項目を使うには、シートのスタイル変更で有効にします。
【Ｅメール】
電子メールアドレスを登録します。
【ＵＲＬ】
インターネットのウェブサイトのアドレスを登録します。
【ＵＲＬ】の項目を使うには、シートのスタイル変更で有効にします。
【グループ】
シートが属するグループの名前を登録します。
そのシートに登録されている人や会社に合わせてグループを指定すれば、シートのグループ分けに利用できます。あとで説明します、抽出機能で便利に使えるでしょう。
【生年月日】
生年月日を登録します。
書式は「1986年1月23日」の形ですが、「19860123」のように数字だけ入力すれば自動的に変換されます。また「S610123」のように入力すれば自動的に西暦に変換されます。昭和はS、平成はH、令和はRです。
【生年月日】の項目を使うには、シートのスタイル変更で有効にします。
【備考１】から【備考２０】
ここは、あなた自身が自由に目的を決めて使用することができます。
例えば、登録した人の生年月日や性別を登録したり、ひと口メモのように何でも好きなことを登録したりしてもかまいません。
先ほど、項目の並びを確認したときは【備考１】【備考２】【備考３】しかありませんでしたが、シートのスタイル変更によって【備考２０】まで増やすことができます。
※アドボイスⅢ、Ⅴ、VDJW3の住所録について
アドボイスⅢまたはⅤ、VDJW3で作成した住所録をマイアクセスで開くと、マイアクセスの形式の住所録へ自動的に変換されます。そして、その変換前の住所録はバックアップとして残されます。残されたⅢ形式は「_adv3」、Ⅴ形式は「_adv5」、VDJW3形式は「_vdjw3」と名前に付けられています。