別の名前で保存
現在 作業している住所録を、別の住所録ファイル名を指定して、保存できます。
これは、現在 作業している住所録のファイル名が、指定されたファイル名に変更されるというものではなく、指定されたファイル名の住所録を新たに作成して、そこに、現在 作業している住所録のデータをコピーします。
この機能を使用して、住所録のバックアップをとっておくことも可能ですね。
もう１つ、この機能の活用方法を紹介します。
それは、抽出機能で抜き出したシートだけを、別の住所録として保存できるところです。
例えば、作業中の住所録の中で、住所に「高知県」が含まれるシートだけを抽出したとします。つまり、高知県在住の人だけを抜き出したことになりますね。
この状態で、別の住所録名で保存を実行すると、抽出シートだけの新しい住所録ファイルを作成することができます。その 新しい住所録のファイル名を
「高知県名簿.mdb」とでも付けておくと、あとから、わかりやすいですね。
別の名前で保存のコマンドは、Ctrl + Shift + F4 です。
コマンドを実行すると、住所録の ファイル名 入力画面に操作が移ります。
【保存ファイル名】の文字入力域に、新しく保存する住所録の名前を入力してください。
このとき、ファイル名の拡張子「.mdb」は入力しなくてもかまいません。
さきほどの例で言えば、“高知県名簿”と入力します。
ファイル名を入力したら、Enterを押してください。保存の実行画面に操作が移ります。
［書き出し実行］の確認で、Enterを押します。『書き出し 開始』のガイドがあり、保存が終了すると『書き出し 完了』とガイドします。
ファイル名 入力画面の【保存ファイル名】に、既存の住所録ファイルの名前を指定する場合があります。住所録のバックアップをとるときは、そのつど、同じファイル名を指定しますね。このとき、
『このﾌｧｲﾙは既に存在します 上書き保存しますか』の問い合わせがあります。
上書きで保存してもよいときは、Enterを押します。上書きしたくないときは、Escapeを押してから、別の名前を指定してください。
保存の実行画面の操作について、補足しておきます。
［書き出し実行］の確認のところで、Tabを２回押すと、
『書き出し項目の一覧 書き出す項目名にチェックしてください』とガイドし、拡張操作に移ります。ここでは、各項目に登録されているデータを書き出すのか書き出さないのかを設定することができます。
書き出す項目は、チェックの状態に設定されています。
例えば、【備考１】から【備考３】を書き出さないように設定しておくと、新しい住所録にコピーされた、すべてのシートの【備考１】から【備考３】には、何もデータが入力されていません。こうしておくと、新しい住所録の【備考１】から【備考３】を別の目的で使用したいとき、いちいち既存のデータを消す作業は、必要ありませんね。
では、拡張操作の説明に戻ります。拡張操作に移り、↑↓で項目を選択していくと、
『よみがな チェック』『名前１ チェック』……と、各項目の設定状態を読み上げます。
書き出しの設定状態を変更したいときは、Spaceを押します。
『チェックなし』『チェック』と設定状態が切り替わります。
拡張操作を終了して、［書き出し実行］へ戻るには、Tabを１回押してください。