シートの抽出
すべてのシートの中から、ある条件に合うシートだけを抜き出し、そのグループだけを対象に住所録の操作をおこなうモードが抽出です。宛名印刷もできます。
例として、こんな場合を考えてみましょう。
シートの中で、【備考１】を、部下・同僚・上司といった、自分との関係を指すデータに使っているとします。
《備考１のデータに 同僚 と登録されているシート》を抽出すれば、すべての同僚宛に、年賀状や送り状の宛名印刷が簡単にできますね。
また、別の例として、登録したシートの中から、個人名ではなく、会社の名前で登録したシートだけを抽出したければ、
《名前１、名前２ いずれかのデータに 会社 のふた文字を含むシート》を抽出する。
ということもできます。
このように《抽出する条件》を工夫すれば、いろんなことが効率よく作業できます。
シートの抽出を実行する
シートを抽出するには、まず、抽出条件の入力をおこないます。
抽出条件を入力するためのコマンドは、F5 または、ち + Space です。
コマンドを入力すると『抽出条件入力』と音声ガイドします。
シートの追加や修正のときにおこなった、データ入力と同じ操作方法で、各項目に、抽出条件のデータを入力します。抽出条件を設定しない項目には、何も入力しません。
条件を入力し終わり、【備考３】の項目で ↓か Enterを押します。
抽出方法を選択する問い合わせがあります。
『すべての条件に一致するシートを抽出しますか 確認』または、
『いずれかの条件に一致するシートを抽出しますか 確認』のどちらかを Spaceを押して選択し、Enterを押します。抽出条件に一致するシートの抜き出し処理が始まります。
誤って この問い合わせがでてしまっても、Escapeを押すと、入力作業に戻ります。
シートの抜き出し処理が始まると、『抽出中』とガイドし、しばらくの間、キーの入力を受け付けない状態となります。この状態は、登録しているシートの数が多ければ多いほど長くなりますが、処理が終わるまでお待ちください。シートの抜き出し処理が完了し、
抽出できたシートがあれば、『１０件を抽出しました』のように、抽出したシートの件数をガイドして、閲覧に戻ります。このとき、音声では『抽出閲覧』とガイドしますので、すべてのシートを閲覧しているときと区別できます。
抽出できたシートが１件もないときは、『抽出データがありません』とガイドし、再度、抽出条件を入力する作業へと戻ります。
抽出条件の入力作業を中止して、以前の閲覧状態へ戻るには、Escapeを押してください。
抽出条件の書き方
抽出条件をどのような書き方で入力するのか、実際の例を挙げて説明します。
例１ 指定文字列で始まるデータの抽出
【備考１】を開発部・総務部・経理部など、社員の部署データに使用しているとします。
【備考１】に “総務部”と登録されているシートを抽出する場合
①【備考１】以外の項目には、何も入力しないでください。
②【備考１】に“総務部”とだけ入力します。
以上で、抽出条件の入力は完了です。
また、【備考１】には“総務”または“総”だけを入力して抽出することもできます。
このように、指定文字列から始まるデータの抽出条件は、その文字列をそのまま入力してください。
例２ 指定文字列が含まれるデータの抽出
名前に、○○株式会社・○○保険会社など、会社名を登録したシートを抽出する場合
（名前１、名前２ いずれかのデータに 会社 のふた文字を含む）
①【名前１】【名前２】以外の項目には、何も入力しないでください。
②【名前１】に、“＊会社”と先頭にアスタリスク文字を付けて入力します。
③【名前２】にも、“＊会社”と入力します。
以上で、抽出条件の入力は完了です。
必ず、抽出方法の問い合わせで『いずれかの条件に一致するシートを抽出』を選択してください。
このように、指定文字列がどの位置にあってもよいデータの抽出条件は、先頭に＊を付けて入力してください。
例３ 指定文字列が含まれないデータの抽出
住所が東京都以外のシートを抽出する場合
（住所１のデータが 東京都 で始まらない）
①【住所１】以外の項目には、何も抽出条件を入力しないでください。
②【住所１】に、“！東京都”と先頭に感嘆符の文字を付けて入力します。
以上で、抽出条件の入力は完了です。
このように、指定文字列から始まらないデータの抽出条件には、先頭に！を付けて入力してください。
今度は、住所が世田谷区以外のシートを抽出する場合
（住所１のデータに 世田谷区を含まない）
①【住所１】以外の項目には、何も抽出条件を入力しないでください。
②【住所１】に、“！＊世田谷区”と入力します。
以上で、抽出条件の入力は完了です。
この場合、“東京都世田谷区”は抽出しませんが、“東京都港区”“東京都三鷹市”などの住所は抽出します。
このように、指定文字列を含まないデータの抽出条件には、先頭に！＊を付けて入力してください。
抽出の解除
抽出の状態を解除し、登録しているすべてのシートの閲覧に戻るには、次のコマンドを
実行してください。
抽出の解除のコマンドは、Shift + F5 または、 ち + 無変換 です。
（漢点字では 4 5の点 + Space [ ち ]）
抽出の状態が解除されると、『抽出解除』とガイドします。
抽出の再実行
抽出の状態を解除してから もう１度、同じ条件で抽出をおこなう場合、改めて抽出条件の入力から始めなくてもかまいません。抽出の再実行機能を使用してください。
抽出を再実行するコマンドは、Ctrl + F5 または、も + Space です。
コマンドを実行すると、『抽出中』とガイドし、すぐに抽出条件に一致するシートの抜き出し処理が始まります。あとは、さきほど説明した内容と同じです。
抽出中の連続印刷
抽出中は、連続印刷を実行したときの【印刷範囲】の選択肢〈すべて〉が〈抽出中のすべて〉に変わっています。
ある条件の人たちにだけ、宛名印刷したいときは、是非、この抽出の機能をフル活用してください。